FUNDIS / Apresentação / FUNDIS: Concepção teórica e funcionalidades práticas (2009)

A historiografia actual valoriza cada vez mais a interdisciplinaridade de saberes e práticas técnicas e científicas. Neste quadro, o historiador do século XXI pode tornar mais rápida, prática e eficiente a pesquisa de fontes documentais aproveitando o diálogo hoje possível, entre a História, a Arquivística e a Informática.

Nesta óptica, em 2009, o CIDEHUS-UÉ solicitou os Serviços de Informática da Universidade de Évora para desenvolver uma base de dados perspectivada em função das necessidades do investigador em História, estruturada de acordo com as práticas arquivísticas. Inicialmente usou-se como base o sistema de gestão de conteúdos open source chamado eZ Publish. Porém, determinadas limitações, levaram a que, posteriormente, fosse desenvolvida uma solução à medida, utilizando a tecnologia PHP com uma framework open source denominada CakePHP, sendo os seus dados guardados numa base de dados relacional MySQL.

Assim, a base de dados FUNDIS (Fundos Documentais de Instituições do Sul) nasceu de uma convergência de esforços. Foi estruturada teoricamente por Fátima Farrica e Francisco Segurado, colaboradores de investigação do CIDEHUS-UÉ, e informaticamente desenvolvida por José Trancas, colaborador dos Serviços de Informática da Universidade de Évora, sob orientação e supervisão, inicial, de Fernando Palma, responsável pelo desenvolvimento dos portais web da Universidade de Évora.

Sendo uma base de dados que prevê a descrição de fundos documentais de instituições do Sul de Portugal, a grande maioria dos fundos contidos é proveniente de instituições desta área geográfica. Contudo, a existência de informação, em alguns documentos, referente a instituições de localidades que geograficamente se situam noutras regiões do país determinou igualmente a inclusão destas na base de dados, para efeitos relacionais da informação.

Fazendo uso das normas arquivísticas vigentes estruturou-se a base de modo a ser possível criar diferentes níveis de descrição documental: Fundos, Secções, Sub-secções, Séries, Sub-séries, Unidades de Instalação e Documentos.

Porém, a conhecida situação actual dos arquivos portugueses, na maior parte dos casos ainda por organizar ou com sistemas de organização deficientes ou desadequados, bem como a constatação da existência de documentos provenientes de diferentes instituições produtoras reunidos nas mesmas unidades de instalação, nem sempre permite a descrição dos fundos documentais de acordo com as unidades arquivísticas acima referidas, sendo apenas possível a identificação do fundo respectivo, suas unidades de instalação e documentos aí contidos. Acresce que o CIDEHUS-UÉ, de momento, apenas tem como objectivo a descrição documental de fundos arquivísticos e não a sua organização física, que se mantém localmente inalterada, não sendo possível a criação de secções e séries de documentos. Contudo, de futuro poderá ser possível a descrição da documentação ao nível das secções e das séries dos fundos já previamente introduzidos, de forma a tornar mais coerente a subdivisão da documentação e a facilitar o conhecimento da orgânica e das funções das instituições.

De igual modo, a introdução dos dados respeita a cotação atribuída pelas entidades detentoras de fundos documentais, para fins de acesso local à documentação.

Todavia, para ultrapassar as contingências materiais referidas, a FUNDIS possibilita a separação virtual dos fundos cuja documentação se encontra misturada.

Uma vez que é comum existirem diversos documentos de uma mesma instituição que tratam os mesmos assuntos na longa duração (permitindo ao investigador encontrar o desenrolar e o desfecho de um determinado evento), criámos a possibilidade de esses documentos se relacionarem.

Tendo em conta que as vicissitudes dos séculos fizeram desaparecer, total ou parcialmente, os corpos documentais de alguns cartórios institucionais considerámos mais relevante ainda, para efeitos de investigação, conferir à base de dados uma potencialidade que permitisse recuperar informação sobre determinadas instituições, ainda que pontual, contida em documentos produzidos e/ou acumulados por outras. Assim, desenvolveu-se uma funcionalidade que permite relacionar documentos produzidos por determinadas instituições, que contenham informações para a História de outras, com as entidades aí referidas. Daí que o resultado da pesquisa por instituições, por vezes, apresente elementos contidos em outros fundos. Porém, a informação referente a essas outras instituições pode não constar na ficha de descrição de um documento se não foi considerada imprescindível para a sua descrição, só sendo possível aceder à mesma através da consulta do documento original.

A base permite também que nas fichas de descrição dos documentos se descarreguem eventuais imagens resultantes da reprodução digital dos mesmos.

De salientar que FUNDIS foi concebida, na teoria e na prática, tendo em conta aquilo que se julgou serem as necessidades de pesquisa que se consideraram úteis aos investigadores. A óptica da sua concepção é a do investigador que procura saber que documentos existem para o estudo de determinada instituição e onde os poderá consultar. Daí que se tenha procedido a uma actualização da ortografia utilizada nos textos de descrição, o que é mais prático e eficaz para efeitos de pesquisa e que, por causa dessa mesma perspectiva de abordagem, não se tenha procedido a uma descrição minuciosa dos documentos, a cujo conteúdo integral o investigador poderá aceder nas entidades detentoras dos mesmos, o que, no entanto, não invalida que, nalguns casos, tal possa acontecer.


Dezembro de 2009


Fátima Farrica

Francisco Segurado